В Україні триває процес переходу від паперових трудових книжок до електронних. З 10 червня 2021 року відомості про трудову діяльність громадян вносяться до реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України (ПФУ). Однак значна частина громадян досі не здійснила оцифрування документів.
Редакція Бахмут IN.UA розповідає, навіщо потрібна електронна трудова книжка, до якого терміну її необхідно оформити та як це зробити самостійно.
Навіщо потрібне оцифрування трудової книжки
Головна мета переведення документів у цифровий формат — збереження даних та захист від їх втрати. В електронному вигляді інформацію про стаж простіше зберігати, а ризик знищення фізичного носія зводиться до нуля.
Особливої актуальності це набуло в умовах війни, коли паперові документи часто губляться під час евакуації або стають недоступними на окупованих територіях. Електронна трудова книжка дозволяє отримати доступ до відомостей про стаж з будь-якого куточка світу, де є доступ до інтернету.
Терміни подачі даних
Законодавство встановлює чіткий перехідний період для оцифрування трудових книжок. Процес наповнення реєстру даними має завершитися до 10 червня 2026 року.
До цього часу роботодавці зобов’язані подати до Пенсійного фонду всі записи про роботу своїх співробітників. Також громадяни можуть зробити це самостійно, не чекаючи дій від керівництва.
Як відбувається оцифрування через роботодавця
Якщо ви офіційно працевлаштовані, процедуру оцифрування може взяти на себе відділ кадрів або бухгалтерія вашого підприємства.
Процес виглядає наступним чином:
- роботодавець сканує або фотографує всі сторінки трудової книжки, що містять записи;
- відповідальна особа заповнює спеціальну електронну форму на вебпорталі електронних послуг ПФУ;
- заявка підтверджується цифровим підписом підприємства та відправляється на обробку.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно: покрокова інструкція
Якщо ви не працюєте або бажаєте проконтролювати процес особисто, перевести паперовий документ в електронний вигляд можна власноруч. Алгоритм дій в такому випадку виглядає наступним чином:
- зайдіть на портал електронних послуг ПФУ та увійдіть в особистий кабінет за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через систему BankID;
- відскануйте або якісно сфотографуйте всі заповнені сторінки вашої трудової книжки. Важливо, щоб зображення були кольоровими, чіткими, а всі записи — читабельними;
- у розділі “Відомості про трудові відносини” заповніть онлайн-форму, перевіривши коректність автоматично підтягнутих даних.
- прикріпіть підготовлені скани або фотографії документів до заяви;
- підпишіть звернення електронним підписом та надішліть його до ПФУ.
Після опрацювання заявки Пенсійним фондом трудова книжка буде доступна в електронному форматі. З цього моменту необхідність у зберіганні та використанні паперового аналога для підтвердження стажу зникає.
Читайте також:
Бахмут живе тут – підписуйтесь на наш Телеграм та Інстаграм!
