Основний перехідний період для масового оцифрування трудових книжок в Україні завершився 10 червня 2026 року. Попри це, значна кількість українців ще не оцифрувала свої документи.

Редакція Бахмут IN.UA розповідає, для чого потрібен цей перехід та до кого звертатися.

Навіщо потрібне оцифрування трудової книжки

Головна мета переведення документів у цифровий формат — збереження даних та захист від їх втрати. В електронному вигляді інформацію про стаж простіше зберігати, а ризик знищення фізичного носія зводиться до нуля.

Особливої актуальності це набуло в умовах війни, коли паперові документи часто губляться під час евакуації або стають недоступними на окупованих територіях. Електронна трудова книжка дозволяє отримати доступ до відомостей про стаж з будь-якого куточка світу, де є доступ до інтернету.

Як відбувається оцифрування через роботодавця

Якщо ви офіційно працевлаштовані, процедуру оцифрування може взяти на себе відділ кадрів або бухгалтерія вашого підприємства.

Процес виглядає наступним чином:

• роботодавець сканує або фотографує всі сторінки трудової книжки, що містять записи;
• відповідальна особа заповнює спеціальну електронну форму на вебпорталі електронних послуг ПФУ;
• заявка підтверджується цифровим підписом підприємства та відправляється на обробку.

Як оцифрувати трудову книжку самостійно

Якщо ви наразі не працюєте або просто хочете проконтролювати процес особисто, зробити це можна онлайн за кілька кроків:

• зайдіть на портал електронних послуг ПФУ та увійдіть в особистий кабінет за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через систему BankID;
• відскануйте або якісно сфотографуйте всі заповнені сторінки вашої трудової книжки. Важливо, щоб зображення були кольоровими, чіткими, а всі записи — читабельними;
• у розділі “Відомості про трудові відносини” заповніть онлайн-форму, перевіривши коректність автоматично підтягнутих даних.
• прикріпіть підготовлені скани або фотографії документів до заяви;
• підпишіть звернення електронним підписом та надішліть його до ПФУ.

Після того, як Пенсійний фонд опрацює заявку, ваша трудова книжка з’явиться в електронному форматі в особистому кабінеті. З цього моменту паперовий оригінал для підтвердження стажу більше не буде обов’язковим.

Читайте також:

Скільки коштує споживчий кошик у 2026 році

Бахмут живе тут – підписуйтесь на наш Телеграм та Інстаграм!

Держава регулярно перевіряє дані внутрішньо переміщених осіб для ухвалення рішення щодо продовження фінансової допомоги на проживання. Цей процес відбувається шляхом електронного обміну інформацією між відомствами та звірки з державними реєстрами.

Детальніше про те, чому можуть скасувати виплати ВПО — в матеріалі Бахмут IN.UA.

Як працює механізм перевірки даних

Міністерство соціальної політики передає дані про отримувачів допомоги до Міністерства фінансів. Надалі інформація проходить перевірку через спеціальну інформаційно-аналітичну платформу. Отримані результати електронного моніторингу надсилаються до Пенсійного фонду України для фінального опрацювання.

Фінансова допомога для переселенців скасовується, якщо під час її отримання виявлено певні фінансові операції або невідповідності правилам. Виплати припиняються через такі причини:

• придбання нового автомобіля — якщо з року випуску транспортного засобу минуло менш як п’ять років (це правило не поширюється на мопеди та причепи);
• здійснення великих покупок — якщо витрачено понад 100 тисяч гривень на земельну ділянку, квартиру, будинок, цінні папери або інші фінансові інструменти;
• наявність значних заощаджень — якщо сума на депозитному рахунку перевищує 100 тисяч гривень (до цієї суми не додаються одноразові виплати від держави);
• купівля іноземної валюти — якщо придбано готівкову чи безготівкову валюту або банківські метали на загальну суму понад 100 тисяч гривень;
• володіння житловим приміщенням — якщо воно розташоване на безпечній території, яка не входить до переліку зон бойових дій або окупації;
• перебування на державному утриманні — якщо особа повністю забезпечується в державних закладах або перебуває у місцях позбавлення волі;
• тривале перебування за кордоном — якщо отримувач перебуває за межами країни понад 30 днів підряд або 60 днів сукупно протягом періоду виплат.

Дії у разі відмови або помилки

Якщо перевірка виявляє невідповідність правилам, уповноважену особу повідомляють про підстави для припинення виплат (за наявності технічної можливості).

Отримувач має право оскаржити це рішення або виправити дані:

• подання підтвердних документів — у разі незгоди з відмовою можна звернутися до Пенсійного фонду або центру надання адміністративних послуг за місцем проживання, надіславши документи поштою чи електронним зв’язком;
• виправлення помилок — якщо в персональних даних, номері банківського рахунка чи категорії отримувача виявлено неточність, коригування цієї інформації проводить безпосередньо Пенсійний фонд.

Читайте також:

Скільки коштує споживчий кошик у 2026 році

Бахмут живе тут – підписуйтесь на наш Телеграм та Інстаграм!

26 серпня 2026 року фахівці Центру надання адміністративних послуг та відділу реєстрації Бахмутської міської ради проведуть прийом бахмутян, які мешкають у Києві та Київській області. Записатись на консультацію можна за номером телефону.

Про це повідомляє центр підтримки бахмутян у місті Київ.

Бахмутський ЦНАП у Києві

Прийом громадян запланований у середу, 26 серпня 2026 року, за адресою: місто Київ, провулок Машинобудівний, 28, кабінет 204 (Солом’янський район, станція метро “Шулявська”) з 10:00 до 15:00. Потрапити на прийом можна за попереднім записом за телефонами:

• +380 (98) 850 0561;
• +380 (99) 667 9206;
• +380 (93) 940 3116, +380 (68) 851 5089 (представники відділу реєстрації).

В установі мешканці Бахмутської громади можуть:

• зареєструвати місце проживання;
• актуалізувати дані в реєстрі територіальної громади (РТГ);
• внести зміни до інформації про особу, що міститься в РТГ;
• зняти особу із задекларованого / зареєстрованого місця проживання;
• отримати витяг із реєстру територіальної громади;
• подати повідомлення про пошкоджене та знищене нерухоме майно внаслідок бойових дій;
• оформити відстрочку від мобілізації;
• отримати відомості з Єдиного державного реєстру ветеранів війни;
• подати повідомлення про використання терміналів Starlink;
• “Скринінг здоров’я 40+”.

Як отримати консультацію

Консультації за зазначеними послугами можна отримати й дистанційно з понеділка по п’ятницю, з 10:00 до 16:00, за номерами: +38 (098) 850 0561, +38 (099) 667 9206 або +380 (68) 851 5089.

Також можна звернутися на електронні скриньки: 

• [email protected];
• [email protected].

Читайте також:

• Бахмутська лікарня в Броварах: графік роботи, телефон та послуги
• Які речі брати з собою, якщо ви вирішили евакуюватися
• Допомога для бахмутян: де та за яким графіком працюють Центри підтримки та осередки в Україні

Бахмут живе тут – підписуйтесь на наш Телеграм та Інстаграм!