В житті людей трапляються випадки, коли за певних обставин втрачаються оригінали нотаріальних документів, виданих фізичним або юридичним особам. В таких випадках замінити їх можуть дублікати цих документів.
Під втратою примірника оригінала документа, замість якого видається дублікат, розуміється його втрата в юридичному розумінні, тобто без можливості поновлення. До втрати відноситься знищення, псування документа, викрадення іншими особами, загублення тощо. Втрата примірника оригіналу документа означає втрату цим примірником юридичної сили.
Оскільки дублікат замінює втрачений або пошкоджений нотаріальний документ, то він може бути виготовлений за наявності таких умов:
– первинний документ був складений не менш, ніж у двох примірниках;
– другий примірник нотаріального документа зберігається у справах державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса або обласного державного нотаріального архіву.
Слід відмітити, що законодавець визначив певне коло осіб, які мають право на одержання втраченого або зіпсованого документу. Так, дублікат видається за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія.
Окремі правила існують при видачі дублікатів при оформлені спадкових прав.
До передачі в нотаріальний архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
Необхідно відмітити, що дублікат секретного заповіту не видається.
Як при посвідченні певних документів, так і при видачі їх дублікатів, необхідне звернення до електронних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України.
Видані нотаріусами дублікати заповітів підлягають реєстрації в Спадковому реєстрі згідно вимог Положення про Спадковий реєстр.
Крім цього, нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.
Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей.
Слід зауважити, що дублікат довіреності може бути виданий нотаріусом тільки довірителю, оскільки довіреність є одностороннім правочином, і враховуючи положення статті 8 Закону України «Про нотаріат» щодо нотаріальної таємниці, такий документ (дублікат) може бути виданий лише особі, від імені якої вчинялася нотаріальна дія.
При вчиненні такої нотаріальної дії, як видача дублікату нотаріально посвідченого документу, застосовуються загальні правила для встановлення особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, перевірки правоздатності та дієздатності юридичної особи, повноважень представника.
В заяві про видачу дублікату зазначаються відомості про втрачений або зіпсований документ, а саме дата його посвідчення або видачі, реєстровий номер, якою державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом він був посвідчений або виданий, та прохання про видачу дублікату.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.
За видачу дубліката справляється державне мито в розмірі 0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян – 0,51 грн.
Інколи виникає питання щодо можливості видачі дубліката довіреності, строк дії якої скінчився, але видати дублікат такої довіреності неможливо. Після спливу строку дії довіреності такий правочин вже є недійсним, тому нотаріус не може вчиняти жодних дій із цим правочином як з існуючим юридичним фактом, у тому числі – видавати дублікат.
Це правило застосовується також до інших правочинів, які є недійсними. На підтвердження факту посвідчення правочину, який є недійсним, можна отримати довідку про вчинену нотаріальну дію з урахуванням вимог ст.8 Закону України «Про нотаріат».
